Le R.O.I de l'ASBL

*** R.O.I - Version 2026-05-18, Adopté par l'Organe d'Administration, entré vigueur à partir du 19-05-2026, conformément à l'Art. 66 des statuts ***

Préambule

Le présent règlement définit les règles de vie, d'organisation et de fonctionnement de Pixel Ardent ASBL. Il s'applique à toutes les personnes en lien avec l'association : membres effectifs, membres adhérents-volontaires (Staff), membres adhérents-usagers (Public abonné), bénévoles occasionnels et participants aux activités et événements organisés par l'ASBL.

L'association prône la créativité, le partage des savoirs, le respect d'autrui et la bienveillance dans toutes ses activités (ateliers, prestations externes, événements, salons, conventions).

Le présent ROI a pour vocation d'opérationnaliser les statuts sans s'y substituer. Il complète, sans paraphraser, les dispositions statutaires de l'association.

Chapitre 1 - Identité et Hiérarchie des Normes

Art. 1. Informations Générales

• Nom : Pixel Ardent ASBL

• Siège social : Chaussée de Liège 122, 4540 Amay

• BCE : 1022.596.071

• IBAN : BE67 0689 5607 6887

• Contact : info@pixelardent.be

Art. 2. Hiérarchie des normes et CGV

§1. Les statuts de l'association constituent la norme supérieure. En cas de contradiction entre les statuts et le présent ROI, les statuts prévalent.

§2. Les Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les aspects contractuels et financiers des prestations (écoles, institutions, ateliers, événements, …). En cas de prestation commerciale, les CGV prévalent sur le présent ROI dans leur champ d'application.

§3. Le présent ROI régit le fonctionnement interne et le comportement des membres, bénévoles et participants. Il est complété, le cas échéant, par des annexes ou des règlements spécifiques adoptés par l'Organe d'Administration.

Chapitre 2 - Gouvernance et Cotisations

Art. 3. Composition de l'Organe d'Administration

À la date d'entrée en vigueur du présent ROI :

• Président : Ardenoy Roy

• Première Vice-présidente : Slyszewski Michal

• Administrateur-Délégué (Gestion Journalière) : Ardenoy Roy

• Délégué Éthique : Ardenoy Roy

Toute modification de cette composition fait l'objet d'une mise à jour du présent article par décision de l'OA et d'une publication aux annexes du Moniteur belge conformément aux statuts.

Art. 4. Cotisations annuelles

Conformément aux statuts, les montants des cotisations annuelles (du 1er janvier au 31 décembre) sont fixés comme suit :

• Membres Effectifs : 0 € (conformément aux statuts).

• Membres Adhérents-Volontaires (Staff) : 10 € (inclut la quote-part d'assurance volontariat, l'accès au matériel et aux formations internes).

• Membres Adhérents-Usagers (Public abonné) : 15 € (inclut la quote-part d'assurance et les frais de dossier).

Modalités de paiement :

§1. Nouveaux membres : Le paiement s'effectue dans les 15 jours suivant la réception de la facture initiale envoyée après validation de l'adhésion.

§2. Membres déjà inscrits (Renouvellement) : La cotisation pour l'année civile est due par virement spontané sur l'IBAN mentionné à l'Art. 1. Afin d'éviter toute interruption des avantages et de la couverture d'assurance, le renouvellement doit intervenir avant le 31 décembre de l'année précédente. À titre purement administratif, une tolérance de paiement est accordée jusqu'au 31 janvier, durant laquelle l'OA peut maintenir les droits du membre dans l'attente de régularisation. Au-delà du délai statutaire applicable, la qualité de membre est perdue de plein droit selon les dispositions statutaires.

§3. Communication obligatoire : Pour tout paiement (facture ou renouvellement), la communication doit impérativement mentionner : Nom + Prénom + Cotisation [Année].

§4. Modulation et exonération : L'Organe d'Administration se réserve le droit d'alléger ou de supprimer la cotisation d'un membre Adhérent-Volontaire en raison de son implication particulière, de ses services rendus ou de sa situation spécifique. Cette décision est discrétionnaire, prise au cas par cas par l'OA, et ne constitue pas un droit acquis pour les années suivantes.

§5. Facture sur demande : Une facture peut être fournie sur demande pour toute cotisation versée.

Chapitre 3 - Membres Adhérents-Volontaires (Staff)

Art. 5. Intégration du Staff

§1. Procédure : L'intégration du Staff peut se faire selon deux voies :

• Candidature spontanée : tout candidat souhaitant acquérir la qualité de Membre Adhérent-Volontaire complète la fiche d'inscription sur le site internet ou adresse une demande de candidature par courriel à info@pixelardent.be, en y détaillant son profil, ses compétences (cuisine, animation, technique, artistique, etc.) et sa motivation.

• Invitation par l'OA : l'Organe d'Administration peut, de sa propre initiative, inviter une personne à rejoindre le Staff (par exemple, à la suite d'une collaboration en tant que bénévole occasionnel ou d'une rencontre lors d'une activité). Dans ce cas, la personne complète à son tour le formulaire d'inscription, formalisant ainsi sa candidature.

§2. Sélection : L'Organe d'Administration (OA) procède à une sélection sur base de la candidature et peut inviter le candidat à un entretien de motivation, en présentiel ou par visioconférence.

§3. Décision souveraine : L'OA statue librement sur l'acceptation ou le refus de la candidature. Sa décision est souveraine et n'a pas à être motivée. Aucun recours n'est possible à l'encontre d'une décision de refus. Toute annonce d'admission ou de refus est communiquée par courriel.

§4. Acquisition de la qualité de membre : Conformément aux statuts, la qualité de Membre Adhérent-Volontaire n'est définitivement acquise qu'au terme de la réalisation cumulative des trois conditions suivantes :

1. Signature de la convention de volontariat annuelle ;

2. Prise de connaissance et acceptation par écrit de la note d'information volontaire en vigueur ;

3. Paiement de la cotisation annuelle, le cas échéant, dans les délais impartis.

Le courriel d'admission notifie au candidat l'acceptation de sa candidature et l'invite à accomplir ces trois formalités. Tant qu'elles ne sont pas toutes accomplies, le candidat n'a pas la qualité de membre et ne peut être engagé sur des missions.

§5. Confidentialité : Une fois intégré, le Staff s'engage à une discrétion totale sur les informations de fonctionnement interne, les méthodes propres aux ateliers et les données personnelles des clients, partenaires (écoles, institutions, etc.) et autres membres.

Art. 6. Convention de volontariat et note d'information

§1. Nature et finalité des documents : La relation entre l'association et le membre Adhérent-Volontaire repose sur deux documents distincts prévus par les statuts et par la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires. Ces documents formalisent le cadre du volontariat, à titre exclusivement gratuit et désintéressé. Ils ne constituent en aucun cas un contrat de travail, un mandat salarié, ni une relation de subordination au sens du droit du travail :

• La convention de volontariat annuelle : document encadrant le statut de volontaire pour l'année civile en cours. Elle est signée à l'admission puis renouvelée chaque année.

• La note d'information volontaire : document détaillant les conditions concrètes du volontariat (assurance, défraiements éventuels, règles de sécurité, éthique, responsabilités). Elle est portée à la connaissance du membre et renouvelée annuellement.

§2. Caractère non contractuel au sens du droit du travail : Aucune disposition de ces documents, du présent ROI ou des pratiques de l'association ne peut être interprétée comme créant un lien de subordination juridique, une obligation de prestation à titre onéreux ou une rémunération au sens du droit du travail. Le volontaire reste libre d'accepter ou de refuser toute mission proposée. L'autorité fonctionnelle exercée sur le terrain (Art. 8) se limite à la coordination des missions et ne constitue pas un pouvoir hiérarchique de droit du travail.

§3. Renouvellement annuel : Au plus tard le 31 janvier de chaque année, l'OA met à disposition des membres Adhérents-Volontaires la convention de volontariat et la note d'information actualisées. Le membre dispose de 30 jours pour les signer et les retourner.

§4. Conséquences pratiques du non-renouvellement : À défaut de renouvellement dans le délai imparti, le statut de Membre Adhérent-Volontaire est suspendu ou retiré de plein droit selon les modalités statutaires. Cette mesure n'est pas une sanction disciplinaire mais une conséquence administrative.

Art. 7. Représentation extérieure et tenue

Lors de prestations pour des tiers ou d'événements de l'ASBL :

• Badge : Le port du badge officiel de l'ASBL est obligatoire et visible en permanence. Par exception, le port du badge peut être levé pour la durée de la mission sur décision de l’OA. Cette dérogation est notifiée à l'équipe avant le début de la mission.

• Tenue : Si un vêtement Pixel Ardent est fourni, son port est recommandé, sauf si le prestataire impose une tenue spécifique pour la mission (ex : tablier, uniforme partenaire). Dans ce cas, la tenue du prestataire prévaut.

• Neutralité et comportement : Toute propagande politique, religieuse, sexuelle ou commerciale personnelle est strictement interdite. Les membres adoptent une attitude professionnelle et bienveillante, en adéquation avec les valeurs de l'ASBL.

• Discrétion : L'usage du GSM personnel est limité aux urgences afin de rester pleinement disponible pour les bénéficiaires et les partenaires.

Art. 8. Autorité fonctionnelle

Sur le terrain, les volontaires sont sous l'autorité fonctionnelle du Responsable de Mission (Délégué à la Gestion Journalière ou administrateur désigné). Cette autorité est limitée à la coordination opérationnelle de la mission. Seul le Responsable de Mission est habilité à prendre des décisions d'urgence ou à modifier le planning.

Le Responsable de Mission est désigné, mission par mission, par décision de l'OA. Son identité est communiquée à l'équipe avant le début de la mission.

Chapitre 4 - Membres Adhérents-Usagers (Public abonné)

Art. 9. Procédure d'adhésion

§1. L'adhésion en qualité de Membre Adhérent-Usager s'effectue via le formulaire d'inscription disponible sur le site internet de l'association ou en version papier sur les stands de l'ASBL lors d'événements.

§2. Le formulaire collecte uniquement les données nécessaires : nom, prénom, date de naissance, adresse électronique, téléphone, et le cas échéant les coordonnées du représentant légal pour les mineurs.

§3. L'admission est validée par le paiement de la cotisation annuelle Usager via les moyens de paiement proposés par l'association (virement, paiement en ligne, paiement sur stand).

§4. Le candidat reçoit, dans les 7 jours suivant le paiement, une confirmation électronique reprenant son numéro de membre, la période de couverture, les avantages associés et le lien d'accès à l'espace membre éventuel.

§5. L'OA dispose du délai d'opposition prévu aux statuts pour annuler une adhésion. Pendant ce délai, les avantages sont néanmoins accessibles immédiatement après paiement. En cas d'opposition de l'OA, la cotisation est intégralement remboursée par le même canal que celui utilisé pour le paiement.

Art. 10. Avantages liés au statut d'Adhérent-Usager

§1. Tarifs préférentiels : Sauf mention contraire dans la communication officielle, les Adhérents-Usagers bénéficient d'un tarif réduit sur le droit d'entrée des événements et activités organisés par l'ASBL. Pour chaque événement ou activité, l'OA fixe la nature de la réduction (pourcentage de remise sur le tarif plein ou montant fixe de réduction), ainsi que sa valeur. Cette information est annoncée dans la communication officielle de l'événement ou de l'activité concerné.

§2. Accès prioritaire à la billetterie : Pour les événements et activités à jauge limitée, les Adhérents-Usagers bénéficient d'un accès anticipé à la billetterie ou à la liste d'inscription, d'une durée fixée par l'OA (généralement 48 à 72 heures avant l'ouverture publique).

§3. Priorité de réservation pour les ateliers : Pour les ateliers à inscription préalable, les Adhérents-Usagers disposent d'une priorité d'inscription pendant une fenêtre dédiée annoncée dans la communication officielle.

§4. Newsletter et informations privilégiées : Les Adhérents-Usagers reçoivent en avant-première la programmation, les annonces de partenariats et les coulisses des projets en cours.

§5. Couverture d'assurance : La participation aux événements et activités est couverte par l'assurance souscrite par l'ASBL, dans les conditions et limites du contrat en vigueur. Une copie des conditions générales peut être consultée sur demande au siège.

§6. Évolution des avantages : L'OA peut introduire, modifier ou supprimer des avantages spécifiques par décision actée. Toute modification est communiquée aux membres par voie électronique avant son entrée en vigueur.

Art. 11. Obligations de l'Adhérent-Usager

§1. L'Adhérent-Usager s'engage à respecter le présent ROI et le règlement spécifique de chaque événement ou activité (Chapitre 6).

§2. Lors des événements et activités, l'Adhérent-Usager veille à :

• Respecter les consignes de sécurité communiquées sur place ;

• Adopter un comportement respectueux envers les autres participants, le staff, les bénévoles et les intervenants ;

• Respecter les lieux, le matériel et le voisinage ;

• Présenter sa carte ou justificatif d'adhésion sur demande du staff pour bénéficier de ses avantages.

§3. L'Adhérent-Usager n'a aucune fonction d'encadrement, de représentation ou de communication officielle. Il ne peut s'exprimer au nom de l'ASBL ni utiliser ses canaux officiels.

§4. L'Adhérent-Usager qui souhaite contribuer activement aux missions de l'ASBL peut introduire à tout moment une demande de passage au statut d'Adhérent-Volontaire selon la procédure prévue au Chapitre 3 du présent ROI.

Art. 12. Renouvellement et fin d'adhésion

§1. Période d'adhésion : L'adhésion couvre l'année civile en cours, du jour du paiement au 31 décembre de la même année.

§2. Renouvellement : Le renouvellement s'effectue par paiement spontané de la cotisation pour l'année suivante, idéalement avant le 31 décembre afin d'assurer la continuité des avantages sans interruption.

§3. Information préalable : À titre purement informatif et sans valeur de rappel obligatoire, l'ASBL adresse durant le mois de décembre une communication électronique invitant au renouvellement. L'absence de cette communication ne dispense pas le membre de procéder au renouvellement s'il le souhaite.

§4. Conséquences pratiques du non-renouvellement : Sans paiement avant l'échéance prévue, l'accès aux avantages liés au statut est interrompu : les tarifs préférentiels et la priorité de réservation ne sont plus appliqués, et l'accès à l'espace membre est désactivé. La couverture d'assurance liée à la qualité de membre cesse de produire ses effets ; toute participation ultérieure à un événement ou activité s'effectue dès lors en qualité de visiteur tiers, dans les conditions générales d'accès.

§5. Réadhésion : Une nouvelle adhésion peut être introduite à tout moment selon la procédure de l'Art. 9, sans formalité supplémentaire.

Art. 13. Données personnelles et registre

§1. Les données collectées dans le cadre de l'adhésion Usager sont traitées conformément au Chapitre 9 du présent ROI (RGPD).

§2. L'OA tient le registre des Adhérents-Usagers sous format électronique sécurisé. Les données sont conservées pendant la durée de l'adhésion et trois années civiles après la perte de qualité de membre, à des fins de gestion comptable et de réinscription facilitée. Au-delà, elles sont anonymisées ou supprimées, sauf obligation légale contraire.

Chapitre 5 - Bénévoles Occasionnels

Art. 14. Définition et champ d'application

§1. Le présent chapitre fixe les modalités pratiques d'intervention des bénévoles occasionnels, c'est-à-dire des personnes non-membres apportant ponctuellement leur aide à l'ASBL pour une mission, un événement ou une activité déterminée.

§2. Le recours à un bénévole occasionnel n'emporte aucun engagement réciproque au-delà de la mission convenue. Il ne crée ni statut de membre, ni ancienneté, ni droit à reconduction, ni relation de subordination de droit du travail.

Art. 15. Sollicitation et inscription

§1. Canaux de sollicitation : Les besoins en bénévoles occasionnels sont publiés selon le besoin par l'OA ou le Responsable de Mission désigné, via :

• Les canaux officiels de l'ASBL (site, page Facebook, Instagram, Discord) ;

• Une diffusion auprès du Staff invité à relayer auprès de son entourage ;

• Toute autre voie ponctuelle décidée par l'OA.

§2. Inscription : Le candidat bénévole occasionnel s'inscrit via un formulaire dédié (en ligne ou papier) qui mentionne au minimum : nom, prénom, date de naissance, coordonnées, mission(s) souhaitée(s), disponibilités, et le cas échéant compétences particulières utiles à la mission.

§3. Mineurs : Le bénévolat occasionnel est ouvert dès 16 ans, sous réserve de l'autorisation écrite préalable du représentant légal et dans le respect de la législation belge sur le travail des jeunes. Les mineurs ne peuvent être affectés qu'à des missions adaptées (sans manipulation de matériel dangereux, sans encadrement de public mineur, sans manipulation de fonds).

§4. Validation : L'OA ou le Responsable de Mission valide les inscriptions sur base des besoins et des profils. Cette validation n'est pas un acte d'adhésion : elle constitue uniquement un accord ponctuel pour la mission concernée.

Art. 16. Note d'information et briefing

§1. Note d'information par mission : Avant le début de toute mission, le bénévole occasionnel reçoit et signe (par voie électronique ou papier) une note d'information spécifique à la mission, mentionnant :

• L'identité de l'ASBL et du Responsable de Mission ;

• L'objet et les horaires précis de la mission ;

• Les conditions d'assurance applicables ;

• L'option de défraiement retenue pour la mission (parmi les options définies au Chapitre 8 du présent ROI) ;

• Les règles de sécurité, d'éthique et de comportement essentielles ;

• Les coordonnées d'urgence.

§2. Briefing d'accueil : À son arrivée sur le lieu de la mission, le bénévole occasionnel bénéficie d'un briefing de quelques minutes assuré par le Responsable de Mission, couvrant : présentation du contexte, plan des lieux, plan d'évacuation, consignes de sécurité spécifiques, tâche assignée, identification de son référent terrain, points de rassemblement et zones d'accès autorisées.

§3. La signature de la note d'information et la participation au briefing sont des préalables impératifs à l'exercice effectif de la mission. À défaut, le bénévole occasionnel ne peut être engagé sur la mission.

Art. 17. Identification, accès et encadrement

§1. Badge : Le bénévole occasionnel se voit remettre, pour la durée de sa mission, un badge nominatif d'identification distinct du badge du Staff. Le badge est porté visible en permanence et restitué à la fin de la mission. Par exception, le port du badge peut être levé pour la durée de la mission sur décision de l’OA. Cette dérogation est notifiée à l'équipe avant le début de la mission.

§2. Tenue : Le bénévole occasionnel porte une tenue correcte et adaptée à la mission. L'ASBL peut fournir un élément vestimentaire identifiant (t-shirt, gilet, dossard). Cet élément est restitué en fin de mission ou conservé selon les modalités annoncées avant la mission.

§3. Accès aux zones réservées : L'accès aux zones réservées (loges, espaces staff, zones de stockage, zones de repos staff) est strictement limité à la durée effective de la mission et aux zones nécessaires à son accomplissement. Hors temps de mission, le bénévole occasionnel n'est pas autorisé à séjourner dans ces zones.

§4. Coordination fonctionnelle : Le bénévole occasionnel est placé sous la coordination fonctionnelle du Responsable de Mission ou du référent terrain désigné. Cette coordination se limite à la bonne exécution de la mission et ne constitue pas une relation de subordination de droit du travail.

§5. Encadrement de mineurs : Aucun bénévole occasionnel ne peut être affecté à une mission impliquant une responsabilité directe d'encadrement de mineurs sans avoir préalablement satisfait à la procédure de vérification du casier judiciaire prévue au Chapitre 7 du présent ROI.

Art. 18. Assurance et défraiements

§1. Assurance : Le bénévole occasionnel est couvert par l'assurance volontariat de l'ASBL pour la durée stricte de sa mission, conformément aux conditions du contrat en vigueur. La note d'information précise les coordonnées de l'assureur et la procédure en cas de sinistre.

§2. Défraiements : Le défraiement éventuel suit l'option retenue par l'OA pour la mission concernée, parmi les options définies au Chapitre 8 du présent ROI. L'option choisie est mentionnée dans la note d'information signée avant la mission et ne peut être modifiée en cours de mission.

§3. Repas et boissons : L'ASBL peut, à sa discrétion, fournir au bénévole occasionnel un repas, une collation ou des boissons sur le lieu de mission. Cette mise à disposition ne constitue pas un défraiement au sens légal.

Art. 19. Listing et conservation des données

§1. Listing dédié : L'OA tient un listing électronique des bénévoles occasionnels, distinct des registres des membres. Ce listing reprend uniquement : nom, prénom, coordonnées, mission(s) effectuée(s) et dates correspondantes.

§2. Finalité : Ce listing est tenu exclusivement à des fins d'assurance, de sécurité, de gestion des défraiements et de constitution d'un vivier pour de futures missions.

§3. Durée de conservation : Les données sont conservées pendant 3 ans après la dernière mission effectuée. Une prolongation est possible pour les obligations comptables et fiscales lorsque des défraiements ont été versés.

§4. Communication ultérieure : Sauf opposition expresse du bénévole occasionnel, l'ASBL peut le recontacter pour de futures missions ponctuelles.

Art. 20. Fin de mission et incidents

§1. Clôture : À la fin de la mission, le bénévole occasionnel restitue le badge et le matériel mis à sa disposition. Le Responsable de Mission consigne la bonne exécution de la mission dans le suivi interne.

§2. Comportement inapproprié en cours de mission : Le Responsable de Mission est habilité à mettre fin immédiatement à la mission d'un bénévole occasionnel en cas de comportement inapproprié, de non-respect des consignes de sécurité ou de manquement aux règles d'éthique. Cette décision est notifiée verbalement sur le champ et confirmée par écrit dans les 48 heures à l'OA et à l'intéressé.

§3. Exclusion du vivier : L'OA peut décider, à la suite d'un incident ou d'un comportement avéré, d'exclure définitivement un bénévole occasionnel du vivier. Cette décision est notifiée à l'intéressé par voie électronique. Elle est discrétionnaire et n'a pas à être motivée.

§4. Souhait de passage au statut de Membre : Un bénévole occasionnel qui souhaite formaliser son engagement peut introduire une demande d'adhésion en qualité d'Adhérent-Volontaire selon la procédure prévue au Chapitre 3 du présent ROI. L'ancienneté éventuellement accumulée comme bénévole occasionnel n'est pas comptabilisée pour le statut d'Adhérent-Volontaire.

Chapitre 6 - Règlement des Participants aux activités et événements

Art. 21. Champ d'application

§1. Le présent chapitre s'applique à toute personne accédant à un événement, atelier ou activité organisé par l'ASBL, qu'elle soit membre, bénévole occasionnel ou visiteur tiers (non-membre).

§2. En cas de prestation pour un partenaire (école, institution, entreprise), les conditions générales de vente (CGV) et le règlement du lieu d'accueil prévalent sur le présent chapitre dans la mesure où ils ne sont pas moins protecteurs que celui-ci.

§3. L'accès à l'événement ou à l'activité vaut acceptation pleine et entière du présent règlement.

Art. 22. Conditions générales d'accès

§1. Billetterie et inscription : L'accès aux événements et activités payants est conditionné à la présentation d'un titre d'accès valide (billet, bracelet, badge). Pour les événements ou activités gratuits sur inscription, une inscription préalable peut être exigée.

§2. Mineurs :

• Les mineurs de moins de 12 ans doivent être accompagnés en permanence par un adulte responsable, sauf indication contraire portée explicitement à la communication officielle de l'événement ou de l'activité.

• Les mineurs de 12 à 16 ans peuvent accéder seuls, sous réserve d'une autorisation écrite signée par le représentant légal et présentée à l'entrée, avec un numéro de téléphone joignable.

• Les mineurs de 16 à 18 ans peuvent accéder librement, sauf restriction d'âge propre à l'événement ou à l'activité.

• L'ASBL n'assume aucune responsabilité de garde au-delà des horaires officiels de l'événement ou de l'activité.

§3. Restrictions d'âge : Certaines activités ou zones peuvent être soumises à une restriction d'âge spécifique annoncée préalablement. Le staff est habilité à demander une pièce d'identité.

§4. Objets interdits : Sont interdits dans l'enceinte des événements et activités : armes (réelles ou répliques non conformes aux règles applicables), substances illicites, alcool apporté de l'extérieur (sauf accord explicite), objets dangereux, cadavres de toute nature (sauf accord explicite), et tout objet contraire à la législation belge. La liste détaillée et les règles spécifiques applicables aux répliques d'armes (cosplay) sont annoncées dans la communication officielle de chaque événement ou activité.

§5. Animaux : Les animaux ne sont pas admis, à l'exception des chiens d'assistance dûment identifiés.

§6. Fouille : L'accès peut être conditionné à un contrôle visuel des sacs effectué par le staff désigné. Le refus de se soumettre à ce contrôle entraîne le refus d'accès sans remboursement.

Art. 23. Comportement attendu

§1. Respect : Toute personne présente s'engage à adopter un comportement respectueux envers les autres participants, les exposants, les invités, le staff et les bénévoles.

§2. Comportements interdits : Sont interdits et passibles d'éviction immédiate sans remboursement :

• Toute forme de harcèlement, d'agression verbale ou physique ;

• Toute discrimination fondée sur le genre, l'origine, l'orientation, le handicap, la religion ou tout autre critère ;

• Tout comportement à caractère sexuel non sollicité ;

• L'état d'ivresse manifeste ou la consommation de substances illicites ;

• Toute dégradation volontaire des lieux ou du matériel ;

• Toute propagande politique, religieuse, sexuelle ou commerciale non autorisée ;

• Le non-respect des consignes du staff et des consignes de sécurité.

§3. Cosplay et tenues : Les tenues de cosplay sont bienvenues sous réserve de :

• Décence (les costumes laissant apparaître les parties intimes ne sont pas autorisés) ;

• Mobilité raisonnable dans les allées (les costumes très volumineux peuvent se voir refuser l'accès à certaines zones pour des raisons de sécurité) ;

• Conformité aux règles relatives aux répliques d'armes annoncées par la communication officielle.

§4. Photo et vidéo entre personnes : Toute prise de vue d’une autre personne nécessite son accord préalable verbale ou écrit. Le refus doit être respecté immédiatement.

Art. 24. Droit à l'image

§1. Captation par l'ASBL : L'ASBL et les prestataires qu'elle mandate (photographes, vidéastes) sont susceptibles de réaliser des prises de vue lors des événements et activités, quels qu'ils soient, à des fins de communication.

§2. Information préalable : Cette captation est annoncée :

• Dans la communication préalable à l'événement ou à l'activité (site, réseaux, billetterie) ;

• À l'entrée par affichage visible ;

• À l'entrée des zones spécifiquement captées (scène, plateau photo, etc.).

§3. Opposition : Toute personne présente peut s'opposer à la captation de son image en s'adressant à l'équipe staff identifiable. Un bracelet, badge ou pastille distinctif peut être proposé pour signaler ce refus aux photographes. Pour les mineurs, l'opposition exprimée par le représentant légal est prioritaire.

§4. Mineurs : L'achat d'un billet ou la confirmation d'inscription à une activité ou un événement de l'ASBL, lorsqu'il est effectué pour un mineur par son représentant légal, vaut acceptation par celui-ci de la captation et de la diffusion d'images de l'enfant à des fins de communication non commerciale de l'ASBL. Cette information est explicitement reprise dans la communication officielle (billetterie, formulaire d'inscription) et dans les CGV applicables. Le représentant légal conserve la faculté de s'opposer à tout moment à la captation ou de demander le retrait d'une image diffusée, selon les modalités du présent article. Les vues de foule en plan large, où aucun visage n'est isolé, ne sont en tout état de cause pas soumises à autorisation individuelle, conformément aux usages.

§5. Retrait : Toute demande de retrait ultérieure d'une image diffusée peut être adressée à l'adresse de contact de l'ASBL, qui procédera au retrait dans un délai raisonnable.

Art. 25. Sécurité et urgences

§1. Plan d'évacuation : Le plan d'évacuation est affiché à l'entrée de chaque événement ou activité et aux points stratégiques. Les participants sont invités à en prendre connaissance dès leur arrivée.

§2. Consignes en cas d'incident : En cas d'incident, d'accident ou de malaise, le participant alerte immédiatement le staff identifiable. Il ne tente pas d'intervenir au-delà de ses compétences, sauf si la vie d'autrui est en jeu, a condition de ne pas mettre sa propre vie en danger, et dans la limite des gestes de premiers secours qu'il maîtrise.

§3. Évacuation : En cas d'alerte d'évacuation, les participants suivent strictement les consignes du staff et se dirigent calmement vers les points de rassemblement annoncés.

§4. Objets perdus : Les objets trouvés sont remis à l'accueil. Les objets non récupérés à l'issue de l'événement ou de l'activité sont conservés au siège de l'ASBL pendant 30 jours, puis donnés à une organisation caritative ou détruits selon leur nature.

Art. 26. Éviction et refus d'accès

§1. Pouvoir d'éviction : Le Responsable de Mission, tout administrateur présent et tout membre du staff dûment mandaté sont habilités à prononcer le refus d'accès ou l'éviction immédiate d'un participant en cas de :

• Manquement grave au présent règlement ;

• Comportement portant atteinte à la sécurité ou à la tranquillité de l'événement ou de l'activité ;

• Refus de se soumettre aux consignes du staff.

§2. Modalités : La décision est notifiée verbalement sur place. Le participant évincé doit quitter immédiatement les lieux. Le recours à l'autorité publique peut être sollicité en cas de refus ou de menace.

§3. Absence de remboursement : L'éviction pour manquement au règlement n'ouvre droit à aucun remboursement, ni au remboursement de la cotisation pour les membres adhérents.

§4. Suite donnée : Le Responsable de Mission rédige un bref rapport d'incident transmis à l'OA dans les 48 heures. L'OA décide s'il y a lieu de :

• Classer l'incident sans suite ;

• Inscrire le participant sur une liste d'exclusion ponctuelle ou définitive de futurs événements ou activités ;

• Engager une procédure d'exclusion lorsque l'intéressé a la qualité de membre ;

• Engager toute poursuite civile et/ou pénale jugée nécessaire si l'incident présente une gravité particulière (atteinte à l'intégrité physique, dégradations importantes, menaces, infractions pénales, etc.), notamment par le dépôt d'une plainte auprès des autorités compétentes et la constitution de partie civile.

§5. Liste d'exclusion : L'OA peut tenir une liste interne des personnes interdites d'accès aux événements et activités de l'ASBL. Cette liste est traitée avec la plus stricte confidentialité et conservée selon les règles RGPD du présent ROI. La personne concernée est informée par voie électronique de son inscription sur cette liste et de la durée de la mesure.

Art. 27. Responsabilités

§1. Effets personnels : L'ASBL n'est pas responsable de la perte, du vol ou de la dégradation des effets personnels des participants et des membres. Chacun veille lui-même à la sécurité de ses biens.

§2. Dommages causés par un participant : Tout dommage causé volontairement ou par négligence par un participant aux lieux, au matériel de l'ASBL ou d'un tiers est à la charge exclusive de son auteur ou, s'il s'agit d'un mineur, de son représentant légal.

§3. Assurance des participants : Les Adhérents-Usagers et les membres sont couverts par l'assurance de l'ASBL dans les limites du contrat. Les visiteurs tiers sont tenus de s'assurer personnellement (RC familiale notamment), sauf lorsque l'OA décide expressément de prendre en charge tout ou partie de leur couverture d'assurance pour une activité ou un événement déterminé. Cette prise en charge éventuelle, ainsi que son périmètre, sont alors mentionnés dans les CGV de l'activité ou de l'événement concerné, ainsi que dans la communication officielle préalable.

Art. 28. Affichage et information

§1. À l'entrée de chaque événement ou activité, sont affichés visiblement :

• Le présent règlement (version complète ou résumé renvoyant au site) ;

• Le plan d'évacuation ;

• Les numéros d'urgence (secours, équipe d'organisation) ;

• L'identité et les coordonnées du Délégué Éthique pour les signalements ;

• L'avis relatif à la captation d'images ;

• Toute restriction d'âge ou consigne spécifique.

§2. Une version dématérialisée du règlement est accessible sur le site internet de l'ASBL avant chaque événement ou activité, et le lien est communiqué dans les confirmations d'inscription.

Chapitre 7 - Protection des Mineurs et Délégué Éthique

Art. 29. Principes opérationnels de protection des mineurs

§1. Principe de binôme : Aucun membre ne doit rester seul avec un mineur dans un lieu clos sans la présence d'un tiers responsable (parent, enseignant) ou d'un second membre de l'ASBL.

§2. Exception de force majeure (attente des parents) : Si, en fin d'activité ou d'événement, un enfant n'a pas été récupéré par ses responsables légaux :

• Le membre doit impérativement prévenir immédiatement un administrateur ou le Responsable de Mission par téléphone ou message ;

• L'attente doit se faire, dans la mesure du possible, dans un lieu ouvert ou visible (ex : hall d'entrée, devant le bâtiment) et non dans une salle fermée ;

• Le membre doit rester en contact ou tenter de joindre les parents via les coordonnées fournies dans la fiche d'inscription ;

• Dès que l'enfant est récupéré ou confié au personnel de garde de l'établissement partenaire, le membre en informe l'administration de l'ASBL pour clôturer l'incident.

§3. Signalement : Tout comportement suspect ou manquement aux règles d'éthique doit être immédiatement rapporté au Délégué Éthique (ou, à défaut, à l'Organe d'Administration), conformément à la procédure de médiation décrite au Chapitre 11 du présent ROI.

§4. Attitude : Un langage châtié, une tenue correcte et un comportement exemplaire sont exigés en permanence. Toute forme de harcèlement ou de comportement déplacé entraînera une exclusion immédiate de la mission et les sanctions prévues par les statuts.

Art. 30. Modalités opérationnelles du Délégué Éthique

Le présent article fixe uniquement les modalités pratiques destinées à mettre en œuvre les missions confiées au Délégué Éthique par les statuts.

§1. Outils de suivi : Le Délégué Éthique met en place et tient à jour un outil de suivi sécurisé (tableur protégé ou base de données chiffrée), accessible à lui seul, permettant :

• L'identification nominative des personnes assujetties à la vérification ;

• Le suivi des dates de vérification effectuées et des dates d'échéance de renouvellement ;

• L'enregistrement de la mention de conformité (sans aucune donnée du contenu de l'extrait).

§2. Rappels automatiques : Le Délégué Éthique configure son outil de suivi pour générer un rappel automatique au minimum 30 jours avant chaque échéance de renouvellement, afin d'anticiper la convocation de la personne concernée.

§3. Procédure pratique de vérification des sous-traitants et partenaires : Lors d'événements ou d'activités impliquant des sous-traitants, prestataires ou partenaires en contact avec des mineurs, le Délégué Éthique applique la procédure suivante :

· Adresser au sous-traitant, au minimum 30 jours avant l'événement ou l'activité, une demande écrite d'engagement attestant que son personnel en contact avec les mineurs a fait l'objet d'une vérification équivalente ;

· À défaut d'un dispositif équivalent au sein du sous-traitant, organiser la vérification directement, dans les conditions prévues par les statuts ;

· Rédiger un rapport d'évaluation transmis à l'OA au plus tard 7 jours avant l'événement ou l'activité, indiquant si la collaboration peut être poursuivie ou si des mesures d'éviction de certains personnels sont nécessaires.

§4. Transmission de fonction - modalités pratiques : En complément des obligations statutaires, le Délégué Éthique sortant remet à son successeur un dossier de passation comprenant : l'outil de suivi à jour, le calendrier des prochaines échéances, et la liste des éventuels signalements ou dossiers en cours non clôturés. Aucun extrait ni copie d'extrait n'est transmis.

Chapitre 8 - Remboursements et Défraiements des Volontaires

Art. 31. Remboursement des frais

§1. Principe : Conformément aux statuts et à la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires, les membres Adhérents-Volontaires, les membres Effectifs et les bénévoles occasionnels peuvent bénéficier d'un défraiement dans le cadre de leurs missions pour l'ASBL. Les modalités exactes sont définies par l'Organe d'Administration via le choix de l'une des options prévues ci-dessous et formalisées dans la note d'information volontaire en vigueur.

§2. Options de défraiement : L'Organe d'Administration choisit, pour chaque année civile ou pour chaque mission, l'une des trois options suivantes, qui est formalisée dans la note d'information volontaire signée par chaque membre ou volontaire :

Option A - Aucun remboursement :

Aucun défraiement ni remboursement de frais n'est prévu. Les missions sont effectuées entièrement à titre gratuit, sans compensation financière d'aucune sorte.

Option B - Remboursement sur base réelle :

Les frais réellement exposés par le volontaire dans le cadre de ses missions sont remboursés sur présentation de justificatifs originaux (tickets de transport, factures, etc.). Sont notamment concernés : les déplacements entre le domicile et le lieu de mission, les déplacements effectués pour l'association, ainsi que les frais de logement et de repas en Belgique ou à l'étranger liés à une mission officielle.

Option C - Forfait journalier :

L'ASBL peut verser un défraiement forfaitaire dans les limites maximales fixées par la législation belge (plafond journalier et plafond annuel, indexés et publiés annuellement par l'administration fiscale et par l'ONSS). Conformément à la loi du 3 juillet 2005, ces plafonds constituent des maximums et non des minimums : l'association est libre d'attribuer un défraiement forfaitaire moindre, ou de ne pas en verser pour une mission donnée.

Sous cette option, le versement d'un défraiement n'est ni automatique, ni systématique, ni dû pour chaque journée prestée. Pour chaque mission, l'Organe d'Administration apprécie de manière objective l'opportunité et le montant du défraiement, en tenant compte notamment des critères suivants :

• L'importance, la durée, la pénibilité ou les contraintes particulières de la mission ;

• La disponibilité financière de l'ASBL au moment de la mission (trésorerie, équilibre budgétaire de l'exercice en cours, recettes attendues) ;

• Les éventuels frais directs déjà pris en charge par ailleurs (transport fourni par l'ASBL, repas offerts, hébergement assuré par le partenaire, etc.) ;

• Le respect des plafonds légaux cumulés tous employeurs associatifs confondus (cf. §7).

Cette appréciation s'effectue conformément à l'obligation légale d'information préalable : la note d'information volontaire annuelle et, le cas échéant, la communication propre à chaque mission précisent les cas, conditions et critères dans lesquels un défraiement forfaitaire peut être versé.

Le montant retenu pour chaque mission, ainsi que l'éventuelle indemnité complémentaire de déplacement (dans la limite de 2.000 km/an et au taux kilométrique légal pour la fonction publique fédérale), sont consignés par écrit avant ou en début de mission et versés selon la périodicité définie par l'OA (mensuelle, trimestrielle ou autre).

Le volontaire ne peut prétendre à un droit acquis au versement systématique du forfait ; l'absence de versement pour une mission donnée ne constitue ni une sanction, ni une rupture du cadre du volontariat.

§3. Accord préalable et procédure (Options B et C) : Avant tout engagement de dépense, le volontaire doit disposer de l'accord écrit de l'OA ou du délégué à la gestion journalière. Tout remboursement est subordonné à la présentation d'une note de frais dûment complétée, accompagnée des justificatifs originaux. Cette note de frais doit être soumise au Responsable de Mission ou à l'Organe d'Administration dans un délai maximum de trente (30) jours après engagement des frais. Passé ce délai, la demande pourra être refusée.

§4. Paiement : Sauf disposition contraire prévue pour l'Option C, le remboursement s'effectue par virement bancaire dans un délai de quinze (15) jours ouvrés suivant la validation de la note de frais par l'Organe d'Administration.

§5. Communication aux membres : L'option retenue pour l'année civile en cours est communiquée à chaque membre Adhérent-Volontaire et Effectif via la note d'information volontaire annuelle signée en début d'année. Tout changement d'option en cours d'année fait l'objet d'une notification écrite de l'OA adressée à tous les membres concernés. Conformément à la législation belge, il n'est pas possible de changer d'option entre B et C en cours d'année civile ; ce changement n'est possible que d'une année civile à l'autre.

§6. Communication et continuité pour les bénévoles occasionnels : L'option retenue pour la durée de leur mission est communiquée à chaque bénévole occasionnel via la note d'information volontaire signée en début de mission. Aucun changement d'option n'est possible au cours d'une même mission. En cas de mission ultérieure au sein de l'ASBL durant la même année civile, conformément à la législation belge, il n'est pas possible de changer d'option entre B et C ; l'option appliquée lors de la première mission de l'année est donc reconduite pour les missions suivantes de la même année civile, ou bien l'Option A est appliquée.

§7. Déclaration préalable des défraiements perçus par ailleurs : Conformément à la législation belge encadrant le défraiement des volontaires, toute personne (membre Adhérent-Volontaire, membre Effectif ou bénévole occasionnel) qui exerce ou a exercé une activité de volontariat au sein d'une autre association durant l'année civile en cours est tenue de déclarer à Pixel Ardent, avant le début de sa première mission de l'année, le régime de défraiement (Option A, B ou C, ou régime équivalent) qui lui est appliqué dans cette autre association. Cette déclaration est faite par écrit et conservée dans le dossier du volontaire.

L'objectif de cette déclaration est d'assurer le respect de la règle légale de non-cumul : un volontaire ne peut bénéficier, durant une même année civile et tous employeurs associatifs confondus, que d'un seul régime de défraiement forfaitaire (Option C) ou que du remboursement de frais réels (Option B). En conséquence :

• Si le volontaire bénéficie de l'Option C dans une autre ASBL, Pixel Ardent ne peut lui appliquer que l'Option C (dans le respect du plafond annuel cumulé) ou l'Option A ;

• Si le volontaire bénéficie de l'Option B dans une autre ASBL, Pixel Ardent ne peut lui appliquer que l'Option B ou l'Option A ;

• L'Option A reste toujours possible quelle que soit la situation par ailleurs.

Toute fausse déclaration ou omission engage la responsabilité personnelle du volontaire, notamment fiscale, et peut justifier la suspension immédiate de tout défraiement par l'ASBL ainsi que la récupération des sommes éventuellement versées à tort.

Chapitre 9 - Protection des Données Personnelles (RGPD)

Art. 32. Traitement des données personnelles

§1. Responsable du traitement : Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l'ASBL Pixel Ardent est responsable du traitement des données personnelles de ses membres, volontaires, bénévoles occasionnels et participants. L'Organe d'Administration veille au respect de la réglementation en vigueur.

§2. Données collectées : L'ASBL collecte uniquement les données strictement nécessaires à la gestion des membres, à l'organisation des activités et au respect de ses obligations légales (nom, prénom, adresse électronique, coordonnées, numéro de téléphone, date de naissance, informations d'assurance). Aucune donnée sensible n'est collectée sans consentement explicite.

§3. Droits des personnes concernées : Chaque personne dispose, conformément au RGPD, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement (« droit à l'oubli »), de limitation du traitement et de portabilité de ses données. Toute demande doit être adressée par écrit à l'Organe d'Administration à l'adresse info@pixelardent.be. L'ASBL s'engage à y répondre dans un délai de trente (30) jours.

§4. Conservation et sécurité : Les données sont conservées conformément à l'Article 4 des statuts (archivage électronique sécurisé). Elles ne sont jamais cédées, vendues ou communiquées à des tiers à des fins commerciales. Leur utilisation est strictement limitée aux besoins de l'association.

§5. Droit à l'image - principe d'acceptation par participation : La participation à toute activité ou à tout événement de l'ASBL, qu'elle résulte d'un achat de billet, d'une inscription préalable, d'une adhésion en qualité de membre ou de tout autre mode d'accès, vaut acceptation par le participant (ou, pour un mineur, par son représentant légal) de la captation et de l'utilisation non commerciale de son image par l'ASBL à des fins de communication, d'information et de promotion. Cette information est portée à la connaissance des participants par les CGV, la billetterie, le formulaire d'inscription, ainsi que par l'affichage visible aux entrées (Art. 28). Toute personne conserve néanmoins, à tout moment, le droit de s'opposer à la captation sur place (Art. 24 §3) ou de demander le retrait ultérieur d'une image diffusée (Art. 24 §5). Pour les mineurs, l'opposition exprimée par le représentant légal est prioritaire.

§6. Vues de foule : Les vues de foule en plan large, où aucun visage n'est isolé, ne sont pas soumises à autorisation individuelle, conformément aux usages.

§7. Registres et listings tenus par l'ASBL : Conformément aux statuts, l'OA tient :

• Le registre des membres effectifs ;

• Le registre des membres Adhérents-Volontaires ;

• Le registre des membres Adhérents-Usagers ;

• Le listing séparé des bénévoles occasionnels (Chapitre 5) ;

• La liste d'exclusion éventuelle (Chapitre 6).

Chacun de ces registres est tenu sous format électronique sécurisé, avec accès strictement limité aux administrateurs et au délégué à la gestion journalière dans l'exercice de leurs fonctions.

Chapitre 10 - Gestion du Matériel de l'ASBL

Art. 33. Prêt et usage du matériel

§1. Inventaire : L'Organe d'Administration tient à jour un inventaire du matériel appartenant à l'ASBL (matériel d'atelier, équipements techniques, consommables, etc.). Cet inventaire est consultable par tout membre Adhérent-Volontaire sur demande auprès du Responsable de Mission.

§2. Procédure de prêt : Tout emprunt de matériel appartenant à l'ASBL doit faire l'objet d'une demande écrite préalable (par voie électronique) adressée à l'Organe d'Administration. Le prêt est accordé par l'OA ou son délégué, et consigné dans un registre de prêts mentionnant : le nom de l'emprunteur, la description du matériel, la date de départ et la date de retour prévue.

§3. État des lieux : Un état des lieux contradictoire (constat écrit ou photographique) est réalisé au moment du départ du matériel et à son retour. En cas de désaccord sur l'état du matériel au retour, le constat de départ fait foi.

§4. Responsabilité : L'emprunteur est responsable du matériel dès sa prise en charge jusqu'à son retour effectif. En cas de perte, de vol ou de détérioration due à un usage non conforme, l'emprunteur peut être tenu de rembourser le coût de remplacement ou de réparation, sur décision de l'Organe d'Administration. Les dégradations résultant d'un usage normal et conforme restent à la charge de l'association.

§5. Usage exclusif : Le matériel de l'ASBL ne peut être utilisé qu'à des fins directement liées aux activités de l'association. Tout usage personnel ou commercial est strictement interdit, sauf autorisation expresse et écrite de l'Organe d'Administration.

Chapitre 11 - Gestion des Conflits Internes et Médiation

Art. 34. Procédure de médiation interne

§1. Principe : Avant tout recours aux procédures disciplinaires prévues aux statuts (suspension ou exclusion), l'association privilégie la résolution amiable des conflits entre membres. L'objectif est de préserver la cohésion de l'équipe et les valeurs de bienveillance de l'ASBL.

§2. Signalement : Tout membre confronté à un conflit ou à un comportement problématique peut le signaler au Délégué Éthique ou à un administrateur, par écrit (de préférence par voie électronique) ou verbalement. Le signalement est traité avec la plus stricte confidentialité.

§3. Délai de réponse : L'Organe d'Administration ou le Délégué Éthique accuse réception du signalement dans un délai de sept (7) jours calendriers et convoque les parties concernées pour une séance d'écoute dans un délai maximum de vingt et un (21) jours.

§4. Séance de conciliation : Lors de cette séance, chaque partie expose son point de vue. Le Délégué Éthique ou l'administrateur présent joue un rôle de facilitateur neutre. Un compte rendu non nominatif de la résolution adoptée est conservé dans les archives de l'ASBL.

§5. Escalade : Si la médiation échoue ou si la gravité des faits le justifie, l'Organe d'Administration peut engager la procédure disciplinaire prévue aux statuts. En cas de danger immédiat pour une personne ou pour l'association, la procédure disciplinaire peut être enclenchée directement, sans phase de médiation préalable.

Chapitre 12 - Présence et Absences aux Missions

Art. 35. Politique d'absence et de désistement

§1. Engagement de présence : Dès lors qu'un membre Adhérent-Volontaire confirme sa participation à une mission (par écrit, verbalement ou via un outil de planning), cette confirmation est attendue comme ferme. La fiabilité des volontaires est essentielle au bon fonctionnement de l'association et au respect de ses engagements envers ses partenaires.

§2. Délai de prévenance : En cas d'impossibilité de participer à une mission confirmée, le membre doit en informer le Responsable de Mission ou l'Organe d'Administration dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit (48) heures avant le début de la mission, sauf cas de force majeure (accident, maladie soudaine, urgence familiale).

§3. Force majeure : Tout désistement pour cas de force majeure doit être signalé dès que possible, même au-delà du délai de 48 heures, et justifié a posteriori auprès du Responsable de Mission dans un délai raisonnable. L'Organe d'Administration reste juge de la recevabilité du motif invoqué.

§4. Conséquences des absences répétées : Un (1) désistements tardifs (hors force majeure) non justifiés dans une même année civile donnent lieu à un avertissement écrit de l'Organe d'Administration. Au-delà de deux (2) désistements tardifs non justifiés, l'OA peut décider de suspendre temporairement le membre de ses fonctions de staff ou d'engager la procédure de médiation prévue au Chapitre 11.

§5. Absence non signalée (no-show) : L'absence non signalée à une mission confirmée est considérée comme une faute grave. Dès le premier no-show, l'Organe d'Administration convoque le membre pour un entretien. En cas de récidive ou à la suite de l'entretien, la procédure disciplinaire prévue aux statuts peut être engagée.

Chapitre 13 - Ateliers, Logistique et Communication

Art. 36. Ateliers (Cuisine, Peinture, Bricolage, …)

• Sécurité : Le port des Équipements de Protection Individuelle (tabliers, gants, …) est obligatoire selon l'activité.

• Hygiène : Les plans de travail en cuisine doivent être désinfectés avant et après usage. Les pinceaux et outils de peinture doivent être rincés immédiatement après l'atelier.

• Incidents : Tout incident ou/et accident, même mineur, doit être signalé immédiatement au Responsable de Mission pour inscription au registre de sécurité.

Art. 37. Logistique et déplacements

• Covoiturage : Le transport de matériel via un véhicule personnel est dédommagé selon le tarif kilométrique légal en vigueur, sur présentation d'un relevé de trajet validé par l'OA, dans le respect de l'option de défraiement retenue (Chapitre 8).

• Fin de mission : Le Responsable de Mission est garant de la « Checklist de fin de mission » (vérification du rangement, propreté des lieux et récupération de tout le matériel de l'ASBL).

Art. 38. Droit à la déconnexion

Afin de respecter la vie privée des administrateurs et organisateurs, aucun appel (hors urgence vitale) ne doit être adressé entre 21h00 et 09h00.

Seule exception : les activités ou événements encore actifs lors de cette période.

Art. 39. Réseaux sociaux

§1. Création de contenus officiels : La création d'annonces officielles (tarifs, nouveaux partenariats, dates d'événements ou d'activités, ouvertures d'inscriptions) est exclusivement réservée aux canaux officiels de l'ASBL (Page Facebook, Instagram, Site Web, Discord officiel, …) par le responsable communication sous la supervision de l'OA ou de la délégation à la gestion journalière.

§2. Promotion et repartage : Les membres, volontaires et participants sont vivement encouragés à repartager les publications officielles sur leurs profils personnels. Ce relais est essentiel pour la visibilité de l'association.

§3. Contenus personnels et « coulisses » : Les membres et volontaires sont autorisés à publier des photos ou vidéos des « coulisses » de leurs activités (préparation d'un atelier, ambiance staff), à condition :

• De ne pas créer d'annonce officielle au sens du §1 ;

• De ne pas divulguer d'informations confidentielles ou de documents internes ;

• De respecter le droit à l'image des autres membres et surtout des participants (notamment mineurs) ;

• De mentionner ou « taguer » les comptes officiels de Pixel Ardent.

§4. Modération : En cas de doute sur la pertinence d'une publication liée à l'ASBL, le membre est invité à consulter le responsable communication ou un administrateur avant diffusion.

Chapitre 14 - Usage des Outils et Canaux Internes

Art. 40. Charte d'utilisation des outils internes

§1. Outils officiels : L'ASBL met à disposition de ses membres Adhérents-Volontaires et Effectifs des outils de communication et de travail collaboratif internes (notamment : serveur Discord officiel, groupes de messagerie, espaces de stockage partagé). Ces outils sont réservés à un usage strictement associé aux activités de l'association.

§2. Canal officiel vs canal personnel : Seules les communications diffusées via les canaux officiels désignés par l'OA (annonces Discord, courriels officiels, publications sur les réseaux définis à l'Art. 39) engagent l'association. Les échanges via canaux personnels (groupes WhatsApp privés, SMS, réseaux personnels) ne constituent pas une communication officielle de l'ASBL et n'ont aucune valeur contractuelle ou disciplinaire, sauf s'ils sont relayés sur un canal officiel.

§3. Comportement sur les outils internes : Les mêmes règles de respect, de bienveillance et de neutralité qui s'appliquent lors des missions (Art. 7) s'appliquent également sur tous les outils internes. Tout contenu offensant, discriminatoire, harcelant ou portant atteinte à l'image d'un membre ou de l'association est interdit et susceptible d'entraîner des sanctions disciplinaires.

§4. Accès et restitution : L'accès aux outils internes est accordé dès l'admission du membre et révoqué immédiatement en cas de démission, d'exclusion ou de suspension. En cas de suspension provisoire, l'accès aux outils est suspendu simultanément, conformément aux statuts. Le membre doit restituer ou supprimer tout document interne confidentiel accessible via ces outils dès la fin de son statut.

§5. Sécurité et confidentialité : Les identifiants d'accès aux outils internes sont strictement personnels et ne peuvent être communiqués à des tiers. En cas de compromission d'un compte ou de perte d'identifiants, le membre doit en informer l'Organe d'Administration sans délai.

Chapitre 15 - Dispositions Finales

Art. 41. Acceptation

Toute inscription, adhésion ou participation aux activités et événements implique l'acceptation sans réserve du présent règlement. Le non-respect du ROI peut entraîner une suspension de mission, une éviction, voire une procédure d'exclusion telle que prévue dans les statuts.

Art. 42. Version et entrée en vigueur

§1. Date d'effet : Le présent règlement (Version 7) entre en vigueur à la date indiquée en page de garde. Il abroge et remplace toute version antérieure du ROI. Il reste d'application jusqu'à son abrogation ou son remplacement par une version ultérieure validée par l'Organe d'Administration.

§2. Mise à jour des cotisations : Les montants des cotisations fixés à l'Article 4 sont valables pour l'exercice civil en cours. Ils sont reconduits tacitement d'année en année, sauf décision contraire de l'Organe d'Administration, qui communiquera les nouvelles cotisations un mois avant leur application, par voie officielle.

§3. Communication : Toute modification du présent ROI sera portée à la connaissance des membres par voie électronique (courriel ou groupe officiel) et sera tenue à disposition au siège social ainsi que sur le site internet de l'ASBL.

§4. Compétence de modification : Conformément à l'Art. 66 des statuts, l'adoption et toute modification du présent ROI relèvent de la compétence exclusive de l'Organe d'Administration.

le R.O.I de l'ASBL

Pixel Ardent ASBL

Quand l'Imaginaire prend Vie ...

Accueil | Contact

Nous contacter

contact@pixelardent.be

Ateliers en région Liègeoise et en Wallonie

ASBL enregistrée en Belgique

© 2026 Pixel Ardent ASBL - Façonné avec Wordpress avec passion by RAR

Pixel Ardent ASBL | Belgique

Ils nous ont soutenu :

Et on les remercie encore pour leur soutient

mentions légales